Jak Asana, Trello i Jira wspierają pracę zespołu

W moim pierwszym artykule podzieliłam się z Tobą wskazówkami jak wybrać narzędzie online dostosowane do potrzeb zespołu. Jeśli postąpiłeś zgodnie z instrukcją, posiadasz listę funkcji jakie powinno posiadać idealne narzędzie online.

Myślisz sobie: no dobrze, ale takich platform jest tysiące! Jak dotrzeć do tych najlepszych? Nie martw się, już pędzę z pomocą. Poniżej znajdziesz recenzję 3 najpopularniejszych platform do współpracy online z wyszczególnionymi funkcjami wspierającymi pracę zespołu.

Warto zwrócić uwagę, żeby wybrane platformy wspierały współpracę na trzech poziomach tzw. 3xK.

Koordynacja

Według Encyklopedii zarządzania: Koordynacja jest procesem dystrybucji działań w czasie, zapewniającym interakcję różnych organów przedsiębiorstwa realizacji zadań, które przed nim stoją. Koordynacja określa, kto, co, jak i kiedy współdziała, w jakiej kolejności przenosi własne wyniki pracy na innych uczestników i wykorzystuje ich wyniki. 

Zwróć zatem uwagę czy wybrane narzędzie daje możliwość delegowania zadań, ustalania terminów ich realizacji oraz przeniesienia realizowanych w firmie procesów zarządzania. Ważna jest również możliwość weryfikacji efektywności działań, progresu i elementów blokujących. 

Komunikacja

Dobra komunikacja to klucz do efektywnej współpracy. Warto zastanowić się czy wybrane narzędzie daje możliwość do przejrzystej komunikacji, tak by nie trzeba było posługiwać się osobnymi narzędziami. Jeżeli mamy już narzędzie do komunikacji, do którego przyzwyczajony jest zespół, zwróć uwagę czy wybrana platforma umożliwia integrację w funkcjonalny sposób.

Kontent

Wybrana platforma powinna umożliwiać dodawanie dokumentów, dawać przestrzeń do ich akceptacji lub symultanicznej współpracy nad nimi. Jeśli nie posiada takiej funkcji jednym z rozwiązań jest integracja z popularnymi narzędziami.

Przygotowałam dla Ciebie analizę 3 popularnych platform pod kątem wyżej wspomnianych poziomów 3K.

ASANA

Zacznę od mojej największej, wieloletniej miłości (jeśli chodzi o narzędzia online), czyli od platformy Asana. Co najbardziej w niej sobie cenię? ELASTYCZNOŚĆ, piękny, INTUICYJNY DESIGN i branie sobie do serca potrzeb i naturalnych zachowań użytkowników. Dzięki temu w Asanie pojawiają się co rusz nowe funkcjonalności, które sprawiają, że praca staje się coraz bardziej produktywna.
Producenci Asany wiedzą, że każdy zespół składa się z różnych jednostek, którzy mają różne przyzwyczajenia w planowaniu swojej pracy dlatego każdy projekt może być zwizualizowany zarówno w postaci list podzielonych sekcjami, tablic Kanban z łatwo edytowalnymi nazwami kolumn oraz w wersji kalendarza, gdzie od razu widoczne są terminy realizacji zadań.
Każdy z pracowników może wybrać sposób wyświetlania danego projektu,
a wprowadzane zmiany aktualizują się jednocześnie we wszystkich widokach.
Jak Asana wspiera współpracę zespołu?

Koordynacja:

Asana to świetne narzędzie dające możliwość wglądu w projekt zarówno z lotu ptaka jeśli chodzi o działania całej organizacji, jak i tzw. żabiej perspektywy, czyli bardziej jednostkowo.
+ Do każdego zadania i podzadania można dodać osobę odpowiedzialną, termin realizacji zadania (w wersji Premium i Business również termin rozpoczęcia zadania)
z dokładnością co do godziny.
+ Przy pomocy etykiet można dodawać priorytety, dbając o to by najważniejsze zadania były wykonywane w pierwszej kolejności. 
+ Klikając na każdego członka zespołu można sprawdzić przypisane do niego zadania ze wszystkich projektów. Również dodać zadanie nie przynależne do żadnego z większych projektów.
+ Wszystkie przypisane do nas zadania ze wszystkich lądują na liście My tasks
w kategorii Ostatnio przypisane (Recently Assigned), skąd można je przekierować do zadań do realizacji dzisiaj (Today), zbliżające się (Upcoming) i z późniejszym terminem realizacji (Later). Sekcje w My tasks można swobodnie dodawać i zmieniać im nazwy,
by dostosować je do swoich potrzeb.
+ Każdy projekt posiada tzw. Dashboard ze statystykami zrealizowanych zadań
+ W wersji Business można znależć opcję workload, gdzie możliwa  jest analiza obłożenia pracą członków zespołu
+ Dostępne w wersji Premium i Business Portfolio daje możliwość zarządzania portfelem projektów i analizować postępy bardziej “z lotu ptaka”.

Komunikacja:

Asana wspiera komunikację również na wielu poziomach od ogólnego do bardziej szczegółowego.
+ Każda Asana posiada wall, niezależny od projektów dostępny dla wszystkich zarejestrowanych w platformie członków. Można tutaj wrzucać ogólne ogłoszenia
i wiadomości. Przestrzeń ta nazywa się.
+ Dodatkowo każdy projekt posiada podobną przestrzeń, gdzie można umieszczać ogólne informacje, czyli wall projektowy.
+ Jeśli chcemy skomunikować się z kimś odnośnie jakiegoś konkretnego zadania, wystarczy wpisać wiadomość w komentarzu i oznaczyć daną osobę
+ Jeżeli w którejkolwiek przestrzeni ktoś wspomni nas w wiadomości lub nowa informacja pojawi się w zadaniu lub innej przestrzeni, w której jesteśmy oznaczeni jako osoba odpowiedzialna lub obserwująca informacja ląduje w INBOX. Otrzymujemy również informację na maila, jeśli mamy włączone powiadomienia.

Kontent:

+ Asana daje możliwość dołączania dokumentów do każdego zadania, podzadania,
w ogólnych konwersacjach.
+ W wersji Business daje możliwość dodawania komentarzy bezpośrednio na załączonych dokumentach, tzw. proofing

TRELLO

Trello to platforma online powstała w 2011 roku, która cieszy się ogromną popularnością wśród użytkowników. Statystyki podają, że obecnie z Trello korzysta 25 milionów osób na całym świecie. To typowe, dosyć proste narzędzie oparte na tablicach Kanban, które można łatwo dostosować do swoich potrzeb.

Koordynacja:

+ Trello w wersji bezpłatnej ma nie ma ograniczeń jeśli chodzi o liczbę osób, korzystających z niej oraz liczbę tablic na każdego użytkownika. Więc niezależnie ile osób należy do zespołu, możecie swobodnie dodawać (lub usuwać) poszczególnych członków.
+ Łatwy dostęp do wszystkich tablic, do których jesteśmy przypisani z poziomu Menu
+ Używając kolorowych etykiet łatwo można oznaczać priorytety lub nadawać im inne kategorie.
+ Możliwość dodawania i przekształcania nieskończonej liczby kolumn na pewno też jest pewnym atutem.
+ Do każdego zadania można dodać więcej niż jedną odpowiedzialną osobę, co przy bardziej złożonych działaniach może być przydatne
+ Pasek postępu – w przypadku dodania podzadań możemy obserwować na jakim etapie wykonania jest dane zadanie
+ Wszystkie zmiany i działania danej tablicy pojawiają się w Activities.

– Brak opcji sprawdzenia listy przypisanych do danej osoby zadań jest według mnie największym minusem tej platfomy, szczególnie jeśli kolumn z zadaniami i tablic może być nieskończona ilość.
– Brak wbudowanego kalendarza. Co prawda można dodać go jako tzw. pop up, ale
w wersji bezpłatnej jest możliwość dodania 1 takiego pop upu. W wersjach płatnych liczba ta jest nieograniczona.

– O ile zadania mogą mieć więcej niż jedną przypisaną osobę, o tyle do podzadań nie można nikogo przypisać. Chyba, że przy pomocy komentarza.

Komunikacja:

+ Możliwość dodawania komentarzy pod zadaniami.
– brak ogólnej przestrzeni do dyskusji o danym projekcie w szerszej perspektywie

Kontent:

– dodawanie plików nieprzekraczających 10 MB

JIRA

Jira to platforma stworzone przez firmę Atlassian. Początkowo Jira służyła jako narzędzie do śledzenia i analizy błędów zwanymi bugami i problemów pojawiających się na różnych platformach. Obecnie jednak używana jest również do zarządzania różnego typu projektami. To jedno z ulubionych platform stosowanych przez programistów i testerów.
Może być szczególnie użyteczna dla firm pracujących wykorzystujących w swoich działaniach metodologię Scrum. 

Koordynacja

+ Tworząc projekt możemy wybrać opcję Kanban lub Scrum. Przy wyborze drugiej projekt podzielony jest na backlog, gdzie dodawane są wszystkie zadania oraz Scrum, gdzie wybieramy jakie zadania zespół będzie realizował we wskazanym czasie (zazwyczaj 2-4 tygodni).
+ Po wyborze zadań na dany okres i rozpoczęciu Scruma zadania pojawiają się na osobnej tablicy tzw. Board.
+ Duże zadania nazywane tzw. Epic można podzielić na mniejsze zadania, a te z kolei
na podzania.

+ Na tablicy widoczne są zadania oznaczone etykietą do której epiki należą, jaki jest termin wykonania zadania, osoba odpowiedzialna oraz priorytet zadania.
+ W przypadku jeżeli termin przypada na dany dzień lub jest przekroczony, data podświetla się na czerwono. Dzięki czemu łatwo można kontrolować zadania, które należy wykonać w pierwszej kolejności.
+ Klikając w zadanie, przechodzimy do jego szczegółów, gdzie możemy dodać istotne dokumenty, podzadania, czas startu i termin realizacji, jak również szacunkowy i realny czas realizacji zadania

+ Przydatna jest tutaj możliwość dodawania startu i zakończenia zadania.
+ Roadmaps pokazuje epiki w na wykresie Gantta. W przypadku dodania zadań, możliwość obserwowania progresu na pasku dostępu. Niestety już same zadania nie są wizualizowane na wykresie.
+ Informacja o każdej zmianie lub wspomnieniu nas w komentarzu przychodzi na maila.
+ Możliwość dodawania do Menu danego projektu ważnych linków sprawia, że nie tracimy czasu na szukanie istotnych treści po różnych folderach. Wszystko mamy pod ręką.

– Jira posiada rozbudowane opcje raportowania, niestety te, na których ja pracowałam były bardzo nieczytelne i zbyt ogólne.
– W Jirze znajdziesz Dashboard gdzie zaobserwujesz przypisane do Ciebie zadania z różnych projektów, jednak jest dosyć nieczytelny i mało intuicyjny jeśli chodzi
o możliwości filtrowania.
– Każdego dodanego pracownika można sprawdzić, jeśli chodzi o zadania ostatnio zrealizowane, jednak brak statystyk dotyczących liczby zadań zrealizowanych, oczekujących na dokończenie czy przeterminowanych.

Komunikacja

+ możliwość dodawania komentarzy pod zadaniami
– brak ogólnej przestrzeni do komunikacji na temat danego projektu.

Kontent

+ Zadania mają wbudowany rozbudowany edytor tekstu, gdzie każde wymagania mogą zostać w klarowny sposób opisane.
+ Wśród dostępnych funkcji znajdziemy opcję dodawania różnej wielkości nagłówków, wypunktowań, numeracji, tabel czy nawet kodu.
+ Możliwe jest również sprawdzenie historii zmian.

Platform do zarządzania zadaniami jest kilka tysięcy, a każda z nich ma swoje plusy
i minusy. Ważne, żeby jednak wybrać takie narzędzie, które jak najlepiej odpowiada na potrzeby Waszego zespołu. Być może któreś z powyższych narzędzi przypadnie Waszemu zespołowi do gustu. W kolejnych artykułach będziecie mogli również przeczytać opisy
i recenzje innych, mniej popularnych narzędzi dedykowanych zespołom.