Jak Wybrać Narzędzie Online dla Zespołu? Zobacz 9 wskazówek

Spójrz na taką sytuację: przychodzi manager lub szef do swojego zespołu i mówi: ” Od dzisiaj korzystamy z narzędzia XYZ. Proszę załóżcie sobie tam konta i wprowadzajcie swoje zadania.” I tyle by było z wprowadzenia. Pracownicy tworzą tam swoje profile. Część zaczyna z niego korzystać, ale trochę błądzi we mgle. Inni unikają nowej platformy jak ognia. Mają już wypracowany system pracy, a nowe narzędzie nie jest z nim w ogóle kompatybilne. Zresztą po co w ogóle to zmieniać, skoro jakoś wszystko działa. No właśnie jakoś. Dlaczego wprowadzanie w taki sposób platformy jest skazane na niepowodzenie?

Po pierwsze: BRAK CELU

Nie został uspójniony CEL korzystania z danego narzędzia. Do czego zespół ma dążyć wykorzystując daną platformę? Czemu ma służyć? Co chcemy nią osiągnąć? Co wprowadzone narzędzie miałoby zmienić?

Po drugie: NIEDOSTOSOWANIE

Wybrane narzędzie nie zostało dostosowane do SPOSOBU PRACY członków zespołu. Wiadomo każdy pracuje inaczej i mamy różne przyzwyczajenia, ale zawsze można znaleźć pewne cechy wspólne i zobaczyć jak przełożyć je na nowe narzędzie.

Po trzecie i kluczowe: BRAK WDROŻENIA ZESPOŁU

Liczenie, że każda osoba nauczy się sama jak korzystać z nowej platformy może Was daleko nie zaprowadzić. Tym bardziej, że błądzenie po platformie dla wielu jest bardziej frustrujące niż ekscytujące. Nie wszyscy mają w sobie pasję eksploratora, który samodzielnie będzie badał zakamarki platformy. Niestety większość osób woli korzystać z tego, co już zna, niż poznawać nowe sposoby pracy. Szczególnie gdy innych obowiązków jest wystarczająco dużo. Dlatego bardzo ważne jest wspólne poznanie funkcji, z których będziecie korzystać.

Czy można zatem inaczej do tego podejść? Sprawdź 9 wskazówek, które pomogą Wam wybrać idealną dla Was platformę.

1. Włącz zespół

Zanim wybierzesz narzędzie online, które będziecie wykorzystywać w pracy warto, włączyć zespół w dyskusję nad dookreśleniem najważniejszych funkcjonalności. Dlaczego? Po pierwsze, wybrane narzędzie będzie bardziej dostosowane do potrzeb Twoich pracowników. Po drugie, członkowie zespołu poczują się wysłuchani i wzięci pod uwagę, dzięki czemu przychylniej spojrzą na nową platformę. Po trzecie, zwiększysz też wiedzę na temat sposobów pracy Twojego teamu. Będzie to pomocne w wyborze kolejnych narzędzi w przyszłości.

2. Pomyślcie co chcecie zmienić

Zanim zaczniesz szukać odpowiedniej platformy zastanów się jaką pozytywną zmianę miałaby wnieść do pracy zespołu. Wzrost produktywności zespołu? Polepszenie przepływu informacji? Uporządkowanie komunikacji i zwiększenie jej efektywności? System, który pomógłby Ci w analizie pracy zespołu i raportowaniu?
Zastanów się w czym wybrane narzędzie miałoby Tobie pomóc.
Warto przedyskutować również temat CELU nowego narzędzia w zespole.

Kiedy już wybierzecie główny cel, warto go uszczegółowić. Co znaczy dla Was wzrost produktywności? Na czym miałby polegać wzrost przepływu informacji lub polepszenie komunikacji wewnątrz zespołu? Jaki miałby być tego rezultat?
To uszczegółowienie celu pomoże Wam później w wyborze ważnych dla Was funkcji, jakie platforma powinna posiadać.

3. Przeanalizujcie sposoby pracy

W poprzednim kroku analizowaliście jaki rezultat wprowadzenie nowego narzędzia miałoby przynieść w przyszłości. Na kolejnym etapie warto się skupić na teraźniejszości i Waszym punkcie startowym. Niech każdy członek zespołu przeanalizuje jak planuje sobie pracę. Z jakich narzędzi korzysta?

Dlaczego to ważne? Możliwość przełożenia naszych nawyków w organizacji pracy i realizacji zadań jest bardzo istotna we wprowadzaniu nowego narzędzia.
Osoby korzystające z kalendarza powinny zwrócić uwagę czy platforma posiada taką funkcję wraz z możliwością dodawania lub sprawdzania terminów zadań. Dla praktyków tworzenia list należy sprawdzić możliwość wyeksportowania opcji “MOJE ZADANIA” z projektów, w które dana osoba jest zaangażowana. Dla wielbicieli karteczek, ważne będą tablice kanban, umożliwiające spojrzenie na zadania z “lotu ptaka”.
Zachęcam do przeanalizowania wybranego narzędzia pod tym kątem. Możliwość przełożenia nawyków pracowników na nową platformę to jeden z kluczy do sukcesu w jej wdrażaniu w firmie.

4. Przeanalizuj programy, które już wykorzystujecie

W następnym etapie analizy zróbcie listę programów i narzędzi online, które już wykorzystujecie w swojej pracy. Warto mieć taką listę, żeby sprawdzić które z nich można zastąpić nową platformą, ponieważ będzie posiadała identyczne funkcje. Niektóre z nich będzie można zintegrować. Zminimalizowanie liczby programów, z których korzystacie i wdrożenie je w jedno narzędzie, może znacząco zwiększyć produktywność Waszego zespołu.
Zróbcie tabelę z listą narzędzi. Po lewej stronie wpiszcie nazwy programów, a po prawej najważniejsze 2,3 funkcje. To pomoże wam dookreślić ewentualne funkcjonalności, których możecie szukać w nowej platformie.

5. Wybierzcie najważniejsze funkcje

Po kilku krokach macie pewnie wypisaną listę funkcjonalności i cech, jakie mogłaby mieć wybrana przez Was platforma. Spójrzcie na nią jeszcze raz i zastanówcie się czy jakichś funkcji nie brakuje. Dopiszcie wszystkie te elementy, które wydają Wam się istotne. Na tym etapie nie musicie się ograniczać.
Macie już pewnie niekrótką listę elementów. Jednak jak wybrać te, najważniejsze dla Was funkcje? Z odsieczą przychodzi metoda MoSCoW!

MoSCoW powstało w latach dziewięćdziesiątych (i to wcale nie w Rosji, a w Wielkiej Brytanii). Często wykorzystywana jest przy zwinnym zarządzaniu projektami przy wyborze priorytetów. Na czym polega? Samo rozszyfrowanie skrótu może pomóc w zrozumieniu metody.

MUST have (musi mieć) – w tej kategorii dodajemy wszystkie funkcje, które wybrana platforma musi mieć, ponieważ są dla nas kluczowe w realizacji wybranych zadań. Powstanie w ten sposób lista niezbędnych funkcji, będąca warunkiem, żebyście w ogóle zaczęli z danego narzędzia korzystać.

SHOULD have (powinna mieć) – tutaj powinny zostać umieszczone wytyczne, które co prawda nie są kluczowe i niezbędne, ale są dla Was wartościowe i mogłyby Wam pomóc w osiąganiu lepszych rezultatów. Jeśli dana platforma nie będzie miała którejś z wymienionych tutaj funkcji to nic się nie stanie.

COULD have (mogłaby mieć) – w tej kategorii zbieramy funkcje, które fajnie by było mieć, ale raczej na zasadzie miłego dodatku niż czegoś niezbędnego do pracy.

WON’T have (nie będzie miała) – dodajcie wszystkie te funkcje, z których świadomie chcecie zrezygnować, bo np. wolicie narzędzie lub program, z którego już korzystacie. Może to być element, który po prostu wyda się Wam zbędny na początkowym etapie.

Od siebie dodam jeszcze jedną kategorię, niebędącą w pierwotnej metodzie:

SHOULDN’T have – wypiszcie tutaj nie tyle funkcje ile cechy jakich chcielibyście uniknąć na danej platformie. Warto na to zwrócić uwagę, ponieważ czasami niektóre cechy danego narzędzia mogą nas denerwować oraz zmniejszać chęć, a co za tym idzie, skuteczność w korzystaniu z niego. Wypisanie ich może pomóc nam spojrzeć na analizowane platformy z innej perspektywy.

Po dodaniu funkcji do różnych kategorii warto zwrócić uwagę czy w MUST i SHOULD nie ma zbyt wielu elementów.
Na podstawie tej metody można następnie zrobić checklistę, która pomoże Wam w poszukiwaniu i doborze platformy dostosowanej do Waszych potrzeb.

Czasami po pierwszej analizie platform, po zderzeniu się z rzeczywistością, trzeba będzie zrewidować listę.

6. Sprawdźcie jaki macie na to budżet

Na rynku jest wiele darmowych narzędzi online. Mają jednak one często ograniczenia, dotyczące funkcji czy liczebności zespołu, który może na takiej platformie pracować. W przypadku małych zespołów, poniżej 10 osób darmowych możliwości jest więcej. Duże zespoły często posiadają większe potrzeby dotyczące różnorodnych funkcji, dlatego też zainwestowanie w taką platformę jest wskazane. Wiele narzędzi pobiera opłatę od użytkownika, co jest znowu bardziej opłacalne w przypadku mniejszych zespołów. Dla dużych teamów należy zwrócić uwagę na możliwość płacenia stałej kwoty na firmę, niezależnie od liczby pracowników w zespole. Polecam skontaktować się wtedy z obsługą klienta i porozmawiać o warunkach dla średnich i dużych przedsiębiorstw.

7. Przeanalizujcie dostępne funkcje

Szukając listy funkcjonalności warto skierować się najpierw na podstronę z cennikiem. Dlaczego? Często w tej zakładce wypisane jest klarownie jakie funkcje wchodzą do danego pakietu. Jeśli masz dookreślony budżet od razu możesz sprawdzić na jakie funkcje możecie sobie pozwolić. To bardzo przydatne szczególnie jeżeli mamy stworzoną checklistę, na podstawie poprzedniego ćwiczenia.

8. Przetestujcie

Interfejs i intuicyjność
Wybierzcie 3, 4 platformy, które najbardziej spełniają wytyczne z Waszej checklisty i zróbcie sobie konta próbne. Większość platform ma testowy czas od 7 do 30 dni. Po zalogowaniu się sprawdźcie czy odpowiada Wam interfejs i czy obiecywane funkcje są w miarę intuicyjne. Pamiętajcie, że będziecie na niego patrzeć bardzo często, więc powinien wywoływać w Was pozytywne emocje. Możecie spróbować wprowadzić przykładowy, projekt i sprawdzić czy niczego nie brakuje.

Zadania powtarzające się lub cykliczne
Zwróćcie również uwagę czy jest możliwość kopiowania, łączenia lub ustawienia zadań jako cyklicznych. Znacznie usprawni Wam to proces wprowadzania zadań.

Tutoriale
Warto również przeanalizować czy na stronie są tutoriale lub samouczek, który pomoże Was przeprowadzić krok po kroku w korzystaniu z takiej platformy. Chociaż w dobrym, intuicyjnym narzędziu takie wsparcie nie jest niezbędne.

Wsparcie we wdrożeniu
Przy bardziej złożonych platformach przydatna będzie osoba odpowiedzialna za wdrożeniu nowego rozwiązania w Waszym zespole. Współpraca z trenerem, posiadającym wiedzę na temat sposobów wykorzystania danej platformy wzmocni efektywne korzystanie z niego.

9. Przeanalizujcie kwestie prawne
i techniczne

Polityka prywatności
Zwróćcie uwagę gdzie Wasze dane będą przechowywane i jakie dane będziecie umieszczać. Jeżeli zamierzacie się dzielić na platformie plikami z danymi wrażliwymi, sprawdźcie czy np. dana platforma podlega prawu europejskiemu i czy jest dostosowana do wytycznych RODO.
Eksport danych
Ta opcja jest bardzo ważna w momencie, gdy będziecie chcieli zmienić narzędzie na inne. Możliwość ściągania raportów z działań w formacie pdf może być również przydatną funkcją, szczególnie jeśli takie raporty są w Waszej firmie wymagane.
Miejsce na dysku
Jeśli chcecie dodawać różne dokumenty bezpośrednio do platformy warto zwrócić uwagę czy miejsce nie jest ograniczone.
Wsparcie techniczne
Czy możecie liczyć na pomoc techniczną? Czy oferują Wam jedynie opcję poczytania FAQ? W opcjach bezpłatnych lub nisko płatnych możliwość pomocy technicznej jest często ograniczona, warto zwrócić na to uwagę przy wyborze bardziej złożonych narzędzi.

Mam nadzieję, że mój artykuł będzie dla Ciebie i Twojego zespołu pomocny we wstępnej analizie potrzeb zespołu.

Myślisz sobie, że narzędzi jest tyle, jak dotrzeć do tych najbardziej odpowiednich? Obserwuj mojego bloga! W następnym artykule znajdziesz listę najpopularniejszych narzędzi do zarządzania zadaniami, czasem i zespołem. Opiszę tam najważniejsze elementy, na które warto zwrócić uwagę, zanim dokona się wyboru.

Na blogu znajdziesz również bardziej szczegółowe recenzje bardziej i mniej popularnych platform online. Zachęcam do lektury!

Proces analizy potrzeb i wyboru narzędzia wydaje Ci się żmudny? Zapraszam do współpracy! Mogę poprowadzić go u Ciebie w firmie lub organizacji. Razem dobierzemy platformę dostosowaną do Waszych potrzeb. Skontaktuj się ze mną. Chętnie Wam pomogę przejść cały proces.